Quartalsabrechnung abgeben

KVH-Mitglieder schicken Fragen zur Abrechnung an EBM-Hotline(at)kvhessen(.)de. 

Zu beachten:

1. BSNR im Betreff angeben.
2. Das bearbeitende Team im Betreff angeben bei Fragen zur Abrechnungsinfo*.
3. Drei Zeitfenster angeben, zu denen Sie als Praxis für den Fall eines Anrufs erreichbar sind. Zwei dieser Zeitfenster können Sie uns gerne an den beiden Folgetagen der E-Mail melden, das dritte sollte etwas mehr Vorlauf zulassen. Ein Anruf könnte notwendig werden bei sehr komplexen Fragen und Antworten. Sollten wir Sie zu keiner von Ihnen angegebenen Zeit erreichen, können wir Ihr Anliegen leider nicht weiterverfolgen. Aufgrund des derzeit sehr hohen Frageaufkommens können wir nicht in jedem Fall garantieren, dass wir den ersten gemeldeten Termin halten können. Stellen Sie bitte sicher, dass zu dem angegebenen und bestätigten Termin auch die von Ihnen aufgeführten Ansprechpartner in der Praxis erreichbar sind.
4. Damit Fragen beantwortet werden können, stellen Sie diese bitte so detailliert wie möglich, gerne unter Angabe der Regel, die in Ihrer Abrechnungsinfo aufgeführt ist.
5. Bedenken Sie bei einer Anfrage per E-Mail den Datenschutz, vermeiden Sie Namen von Patientinnen und Patienten.

*das bearbeitende Team entnehmen Sie der Abrechnungsinfo

Noch einfacher: Nutzen Sie doch einfach diese E-Mail-Vorlage für Ihre Fragen.

Die EBM-Hotline ist für Sie da und hilft bei Fragen rund um die Abrechnung, die Abrechnungsinformation oder bei der Auslegung des EBM. Gerne können Sie Ihre Fragen auch per E-Mail stellen (siehe oben).

Egal, auf welchem Weg Ihre Fragen uns erreichen: wir nehmen uns ihrer an und geben Ihnen die wichtige Unterstützung im derzeit alles andere als normalen Praxisalltag.

KVH-Mitglieder können einen telefonischen Beratungstermin buchen, an dem Mitarbeitende der EBM-Hotline sie dann anrufen. Für folgende Themen eignet sich der Rückruf-Service der Kassenärztlichen Vereinigung Hessen (KVH):

• Abrechnungsinfo
• Neuerungen im Einheitlichen Bewertungsmaßstab (EBM) oder

Verständnisfragen zum EBM,

• Abrechnung von Sonderverträgen oder der Ambulant Spezialfachärztlichen Versorgung (ASV),
• Videosprechstunde abrechnen oder einen Anbieter melden,
• Abrechnung allgemein.

Weitere Informationen zum Vorgehen hat die KVH verständlich aufbereitet.

Durch die vorgelagerten Testsysteme können Praxen größere Fehler im Vorfeld beseitigen. Wenn möglich sollten sie neben den vorgeschriebenen Prüfmodulen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) die Testläufe in der PVS nutzen. Wenn das Prüfprotokoll des KBV-Prüfmoduls beispielsweise auf eine fehlerhafte Abrechnungsdatei hinweist, muss die Praxis den Fehler beheben. Ansonsten übermittelt sie eine Abrechnungsdatei, die die KVH nicht weiterverarbeiten darf.

Wer seine Abrechnungsdatei als Testabrechnung über das KV-SafeNet*-Portal oder KV-Connect (1-Click-Abrechnung) an die KVH übermittelt, kann sie probeweise mit dem KVH-Regelwerk abgleichen. Mit dem Regelwerk prüft die KVH bei allen eingegangenen Abrechnungen in Hessen, ob sie mit den EBM-Vorgaben sowie hessischen Regelungen und Verträgen konform sind. Die Testabrechnung beinhaltet beispielsweise die Krankheitsfallprüfung und die Prüfung zur Chronikerpauschale. Nach der automatisierten Prüfung der Abrechnungsdatei über das Regelwerk erhalten Praxen im KV-SafeNet*-Portal unverzüglich eine Abrechnungsinfo, mit deren Hilfe sie im PVS die Korrekturen vornehmen, eine neue Testabrechnungsdatei erstellen und diese übermitteln.

Der große Vorteil der Testabrechnung: Sie kann beliebig oft durchgeführt werden. So können Praxen vor Abgabe der Echtabrechnung beinahe alle Auffälligkeiten beheben (Ausnahme: Prüfungen, für die bereits alle Abrechnungen einer Fachgruppe in Hessen eingegangen sein müssen; diese liegen bei der Testabrechnung noch nicht vor). Abgegebene Testabrechnungen werden nicht von der KVH weiterverwendet.

Sind die Fehlermeldungen behoben, können Praxen die Echtabrechnung inklusive elektronischen Dokumentationen über das KV-SafeNet*-Portal  oder direkt aus dem PVS über KV-Connect (1-Click-Abrechnung) übermitteln. Die KVH meldet Auffälligkeiten dann über die Abrechnungsinformation (den sogenannten Arzt-Info-Brief), die Praxen sofort nach Erstellung auch im KV-SafeNet*-Portal einsehen können. Auch per Post kommt die Abrechnungsinformation in die Praxis. Wer die gemeldeten Auffälligkeiten in der Quartalsabrechnung prüft und behebt, erspart sich späteren Ärger.

Die Abrechnungsinformation können Praxen dann mit den gewünschten Anpassungen per Post an die KVH schicken. Wenn die KVH die Korrekturwünsche erhält, pflegt sie diese für ihre Mitglieder in die Abrechnung ein und veranlasst die Weiterverarbeitung für das Honorar.

Praxen reichen die Quartalserklärung in Papierform bei der KVH ein.

Praxen reichen (außer der Quartalserklärung) keine Scheine in Papierform ein. Dies betrifft auch Scheine im Ersatzverfahren und Abrechnungsscheine der sonstigen Kostenträger (SKT). Die Unterlagen verbleiben in der Praxis.

Wenn Praxen im Praxisverwaltungssystem (PVS) Scheine von Sonstigen Kostenträgern (SKT) anlegen, müssen sie darauf achten

• die vollständige und korrekte Eingabe der Kassennummer (VKNR) einzutragen
• alle Scheine zu erfassen, da sie ansonsten nicht digital bei der KVH ankommen und nicht abgerechnet werden können
• die korrekte Scheinart auszuwählen. Wenn eine Praxis beispielsweise auf Überweisung tätig wird, muss die Scheinuntergruppe (SUG) 21 (Zielauftrag), 23 (Konsiliaruntersuchung) und 24 (Mit-Weiterbehandlung) entsprechend angelegt werden
• wenn Patientinnen und Patienten Leistungen nach dem Asylbewerbergesetz erhalten, den Fall mit der Gebührenordnungsposition (GOP) 99991 zu kennzeichnen
• einen neuen Schein mit der neuen und richtigen VKNR anzulegen, wenn im laufenden Abrechnungsquartal ein Wechsel einer Patientin oder eines Patienten von den sonstigen Kostenträgern zur gesetzlichen Krankenkasse stattfindet
• zu prüfen, ob Abrechnungsscheine von sonstigen Kostenträgern gültig sind. Das bedeutet, dass auf dem jeweiligen Schein vermerkte Abrechnungsleistungen nur innerhalb des Gültigkeitszeitraums abgerechnet werden können

Ausnahme: Berechtigungs-/ Überweisungsscheine für Jugendarbeitsschutzuntersuchungen bitte direkt an das Regierungspräsidium Darmstadt senden. Alle anderen Abrechnungsunterlagen verbleiben in der Praxis. Bei Patientinnen und Patienten, die im Ausland krankenversichert sind, müssen die Unterlagen der Krankenversicherten direkt an die deutsche aushelfende Krankenkasse versendet werden (Auslandsabkommen).

Bei persönlichen Arzt-Patienten-Kontakten im Ersatzverfahren müssen Patientinnen und Patienten den ausgedruckten Schein weiterhin unterschreiben, um den Versicherungsschutz zu bestätigen.

Jetzt schlau machen: Die KVH hat für Praxen Informationen zur Dokumentation und Aufbewahrung von Unterlagen zusammengestellt.