Quartalsabrechnung abgeben

Durch die vorgelagerten Testsysteme können Praxen größere Fehler im Vorfeld beseitigen. Wenn möglich sollten sie neben den vorgeschriebenen Prüfmodulen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) die Testläufe in der PVS nutzen. Wenn das Prüfprotokoll des KBV-Prüfmoduls beispielsweise auf eine fehlerhafte Abrechnungsdatei hinweist, muss die Praxis den Fehler beheben. Ansonsten übermittelt sie eine Abrechnungsdatei, die die KVH nicht weiterverarbeiten darf.

Wer seine Abrechnungsdatei als Testabrechnung über das KV-SafeNet*-Portal oder KIM (Kommunikation im Medizinwesen) an die KVH übermittelt, kann sie probeweise mit dem KVH-Regelwerk abgleichen. Mit dem Regelwerk prüft die KVH bei allen eingegangenen Abrechnungen in Hessen, ob sie mit den EBM-Vorgaben sowie hessischen Regelungen und Verträgen konform sind. Die Testabrechnung beinhaltet beispielsweise die Krankheitsfallprüfung und die Prüfung zur Chronikerpauschale.

Nach der automatisierten Prüfung der Abrechnungsdatei über das Regelwerk, erhalten Sie unverzüglich eine Benachrichtigung über die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse. Die Überprüfung Ihrer Testabrechnung kann gelegentlich etwas länger dauern aufgrund der Größe der Abrechnungsdatei, bei komplexeren Prüfungen z.B. im psychotherapeutischen Abrechnungsbereich oder wegen einer hohen Systemauslastung aufgrund vieler eingegangener Testabrechnungen.

Über die Übersicht übermittelte Abrechnungen können Sie jederzeit den Bearbeitungsstatus Ihrer Abrechnungsdatei einsehen. Nach abschließender Überprüfung erhalten Sie die Rückmeldung zu Ihrer Testabrechnung dann in Form einer Abrechnungsinfo über das KV­SafeNet*­Portal.

Die Termine der Freischaltung des Regelwerks für die Testabrechnung finden Sie in der Sidebar hinterlegt.

Der große Vorteil der Testabrechnung: Sie kann beliebig oft durchgeführt werden. So können Praxen vor Abgabe der Echtabrechnung beinahe alle Auffälligkeiten beheben (Ausnahme: Prüfungen, für die bereits alle Abrechnungen einer Fachgruppe in Hessen eingegangen sein müssen; diese liegen bei der Testabrechnung noch nicht vor). Abgegebene Testabrechnungen werden nicht von der KVH weiterverwendet.

Sind die Fehlermeldungen behoben, können Praxen die Echtabrechnung inklusive elektronischer Dokumentationen über das KV-SafeNet*-Portal  oder direkt aus dem PVS über KIM (1-Click-Abrechnung) übermitteln. Die KVH meldet Auffälligkeiten dann über die Abrechnungsinformation (den sogenannten Arzt-Info-Brief), die Praxen sofort nach Erstellung auch im KV-SafeNet*-Portal einsehen können. Auch per Post kommt die Abrechnungsinformation in die Praxis. Wer die gemeldeten Auffälligkeiten in der Quartalsabrechnung prüft und behebt, erspart sich späteren Ärger.

Die Abrechnungsinformation können Praxen dann mit den gewünschten Anpassungen per Post an die KVH schicken. Wenn die KVH die Korrekturwünsche erhält, pflegt sie diese für ihre Mitglieder in die Abrechnung ein und veranlasst die Weiterverarbeitung für das Honorar.

Ab dem Quartal 1/2025 reichen Praxen die Quartalserklärung elektronisch bei der KVH ein. Bisher erfolgte die Abgabe in Papierform.

Praxen reichen (außer der Quartalserklärung bis 4/2024) keine Scheine in Papierform ein. Dies betrifft auch Scheine im Ersatzverfahren und Abrechnungsscheine der sonstigen Kostenträger (SKT). Die Unterlagen verbleiben in der Praxis.

Wenn Praxen im Praxisverwaltungssystem (PVS) Scheine von Sonstigen Kostenträgern (SKT) anlegen, müssen sie darauf achten

• die vollständige und korrekte Eingabe der Kassennummer (VKNR) einzutragen
• alle Scheine zu erfassen, da sie ansonsten nicht digital bei der KVH ankommen und nicht abgerechnet werden können
• die korrekte Scheinart auszuwählen. Wenn eine Praxis beispielsweise auf Überweisung tätig wird, muss die Scheinuntergruppe (SUG) 21 (Zielauftrag), 23 (Konsiliaruntersuchung) oder 24 (Mit-Weiterbehandlung) entsprechend angelegt werden
• wenn Patientinnen und Patienten Leistungen nach dem Asylbewerbergesetz erhalten, den Fall mit der Gebührenordnungsposition (GOP) 99991 zu kennzeichnen
• einen neuen Schein mit der neuen und richtigen VKNR anzulegen, wenn im laufenden Abrechnungsquartal ein Wechsel einer Patientin oder eines Patienten von den sonstigen Kostenträgern zur gesetzlichen Krankenkasse stattfindet
• zu prüfen, ob Abrechnungsscheine von sonstigen Kostenträgern gültig sind. Das bedeutet, dass auf dem jeweiligen Schein vermerkte Abrechnungsleistungen nur innerhalb des Gültigkeitszeitraums abgerechnet werden können

Ausnahme: Berechtigungs-/ Überweisungsscheine für Jugendarbeitsschutzuntersuchungen bitte direkt an das Regierungspräsidium Darmstadt senden. Alle anderen Abrechnungsunterlagen verbleiben in der Praxis. Bei Patientinnen und Patienten, die im Ausland krankenversichert sind, müssen die Unterlagen der Krankenversicherten direkt an die deutsche aushelfende Krankenkasse versendet werden (Auslandsabkommen).

Bei persönlichen Arzt-Patienten-Kontakten im Ersatzverfahren müssen Patientinnen und Patienten den ausgedruckten Schein weiterhin unterschreiben, um den Versicherungsschutz zu bestätigen.

Jetzt schlau machen: Die KVH hat für Praxen Informationen zur Dokumentation und Aufbewahrung von Unterlagen zusammengestellt.

KVH-Mitglieder schicken Fragen zur Abrechnung an EBM-Hotline(at)kvhessen(.)de.

Zu beachten:

1. BSNR im Betreff angeben.
2. Bei Fragen zur Abrechnungsinfo das bearbeitende Team im Betreff angeben*.
3. Drei Zeitfenster angeben, zu denen Sie als Praxis für den Fall eines Anrufs erreichbar sind. Zwei dieser Zeitfenster können Sie uns gerne an den beiden Folgetagen der E-Mail melden, das dritte sollte etwas mehr Vorlauf zulassen. Ein Anruf könnte bei sehr komplexen Fragen und Antworten notwendig werden. Sollten wir Sie zu keiner von Ihnen angegebenen Zeit erreichen, können wir Ihr Anliegen leider nicht weiterverfolgen. Aufgrund des derzeit sehr hohen Frageaufkommens können wir nicht in jedem Fall garantieren, dass wir den ersten gemeldeten Termin halten können. Stellen Sie bitte sicher, dass zu dem angegebenen und bestätigten Termin auch die von Ihnen aufgeführten Ansprechpartner in der Praxis erreichbar sind.
4. Damit Fragen beantwortet werden können, stellen Sie diese bitte so detailliert wie möglich, gerne unter Angabe der Regel, die in Ihrer Abrechnungsinfo aufgeführt ist.
5. Bedenken Sie bei einer Anfrage per E-Mail den Datenschutz, vermeiden Sie Namen von Patientinnen und Patienten.

*das bearbeitende Team entnehmen Sie der Abrechnungsinfo

Noch einfacher: Nutzen Sie doch einfach diese E-Mail-Vorlage für Ihre Fragen.

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