Versichertenstammdatenmanagement (VSDM)

Bei jedem ersten Arzt-Patienten-Kontakt im Quartal müssen Praxen das VSDM durchführen, indem sie die eGK einlesen. Kommen Praxen dieser Pflicht nicht nach, wird das Honorar seit dem 1. März 2020 um 2,5 Prozent gekürzt. Dies hat der Gesetzgeber mit dem Digitale-Versorgung-Gesetz (DVG) beschlossen.

Die Informationen auf der Karte werden automatisch mit denen abgeglichen, die bei der Krankenkasse des Versicherten hinterlegt sind. Stimmen die Angaben nicht überein, werden veraltete Daten auf der Karte überschrieben.

Praxen sind nicht verpflichtet, den Versicherten nach Änderungen seiner Daten zu fragen oder diese in ein VSDM-System der Krankenkassen einzutragen.

Ist im Versorgungskontext kein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt vorgesehen, besteht keine VSDM-Pflicht. Dies ist etwa bei Pathologen und Laborärzten typisch: Sie übernehmen für die Abrechnung weiterhin die Versichertendaten, die im Personalienfeld des Auftrags stehen. Auch Anästhesisten sind von der Pflicht entbunden, wenn sie außerhalb ihrer Praxisräume zum Einlesen der eGK ein mobiles Kartenterminal nutzen. Der Grund dafür ist, dass diese Terminals nur offline arbeiten und nicht mit der TI verbunden werden können.

Auch Mitglieder, die nie oder extrem selten im persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt stehen, müssen ein VSDM durchführen können.

Ist eine Praxis an die TI angeschlossen, startet beim Einlesen der Karte automatisch das Standardverfahren, also die Online-Prüfung und Aktualisierung:

1. Der Patient legt seine eGK am Empfangstresen vor, die Karte wird in das E-Health-Kartenterminal gesteckt.
2. Der Datenabgleich beginnt automatisch: Der Konnektor fragt über die TI beim Versichertenstammdatendienst der Krankenkasse an, ob die eGK gültig ist und ob die auf ihr gespeicherten Daten aktuell sind. Diese Online-Prüfung wird immer durchgeführt. Die anschließende Aktualisierung erfolgt nur dann, wenn das System neue Informationen meldet.
3. Ist die Karte gültig und sind neue Daten vorhanden, werden die Kartendaten aktualisiert. Der Prüfungsnachweis wird auf der Karte gespeichert, auch dann, wenn die VSDM-Daten aktuell waren. Nach dem Datenabgleich übernimmt das Praxisverwaltungssystem (PVS) den Prüfungsnachweis der eGK und zeigt den Status an: „Die Karte und die Daten sind aktuell“ oder „Aktualisierte Daten liegen vor“. Per Knopfdruck können die aktualisierten Daten dann in die Patientendatei der Praxis übernommen werden.
4. Ist die eGK ungültig, zeigt das PVS eine entsprechende Meldung an. Es werden weder Daten noch Prüfungsnachweise auf die eGK geschrieben oder an das PVS übermittelt.
5. Die eGK wird wie gewohnt aus dem Kartenterminal entnommen.

Laut Herstellervorgaben dauert die Online-Prüfung nicht länger als fünf Sekunden, mit Aktualisierung maximal 13 Sekunden. Da es in der Anfangszeit zu Verzögerungen kommen kann, sind in der 900-Euro-Starterpauschale, die jede Praxis mit dem TI-Anschluss erhält, auch Kosten für eventuellen Mehraufwand beim Einlesen der Karte berücksichtigt.

Hat eine Praxis das VSDM durchgeführt, wird automatisch ein Prüfungsnachweis im PVS gespeichert und mit der Abrechnung an die Kassenärztliche Vereinigung Hessen (KVH) übermittelt. Ein Zahlencode markiert dabei die unterschiedlichen Prüfergebnisse. Damit gilt das VSDM als durchgeführt. Das trifft auch zu, wenn es technische Fehler gab, etwa, weil keine Online-Verbindung hergestellt werden konnte (die eGK gilt auch dann als gültiger Versicherungsnachweis). Ist das VSDM häufiger aus technischen Gründen nicht möglich, sollte die Praxis den Dienstleister kontaktieren.

Mögliche Prüfungsnachweise

• Zahlencode 1: Aktualisierung wurde durchgeführt
  Dies bedeutet, dass bei der Krankenkasse des Versicherten neue Daten vorgelegen haben und erfolgreich auf der eGK aktualisiert wurden.
• Zahlencode 2: Keine Aktualisierung erforderlich
  Dies bedeutet, dass bei der Krankenkasse des Versicherten keine neuen Daten vorgelegen haben und die Daten auf der eGK nicht aktualisiert werden mussten.
• Zahlencode 3: Aktualisierung technisch nicht möglich
  Es ist keine Online-Verbindung möglich. Dies bedeutet, es konnte nicht ermittelt werden, ob neue Daten vorlagen, zum Beispiel, weil der Fachdienst der Krankenkasse nicht erreichbar war oder die Daten nicht aktualisiert werden konnten.
• Zahlencode 5: Onlineprüfung des Authentifizierungszertifikats technisch nicht möglich
  Dies bedeutet, dass das Authentifizierungszertifikat aus technischen Gründen nicht online überprüft werden kann.
• Zahlencode 6: Aktualisierung technisch nicht möglich und maximaler Offline-Zeitraum überschritten
  Wenn der maximale Offline-Zeitraum des Konnektors überschritten wurde, werden sicherheitsbedingt keine VSDM-Anfragen mehr durchgeführt, bis der Konnektor aktualisiert wurde.

Wenn die eGK ungültig, zeigt das PVS beim Einlesen eine Meldung an. Der Patient kann so kein gültiges Versichertenverhältnis nachweisen und muss seine Krankenkasse kontaktieren, um dies zu klären. Die Praxis kann nach zehn Tagen eine Privatvergütung für die Behandlung verlangen. Legt der Patient bis Ende des Quartals eine gültige eGK vor, wird die Privatabrechnung ungültig. Leistungen, die der Arzt oder Psychotherapeut veranlasst hat, können mit dem Vermerk „ohne Versicherungsnachweis“ privat verordnet werden.

Beim Einlesen der Karte können verschiedene Fehler auftreten, die entsprechende Meldungen im PVS auslösen. Was muss die Praxis bei den jeweiligen Fehlermeldungen tun?

• Fehlermeldung „Karte gesperrt/ungültig“:
  Der Patient hat keinen gültigen Versichertennachweis. Nach zehn Tagen kann die Praxis eine Privatrechnung ausstellen. Diese wird ungültig, wenn der Patient bis Ende des Quartals eine gültige eGK vorlegt.
• Fehlermeldung „Karte defekt“:
  Die Praxis wendet das Ersatzverfahren an (die Daten müssen händisch erfasst werden).
• Fehlermeldung „Konnektor oder Kartenterminal defekt“:
  Die Praxis wendet das Ersatzverfahren an (die Daten müssen händisch erfasst werden).

Der Versicherte muss seine Krankenkasse bei Änderungen informieren, zum Beispiel nach einem Umzug. Dann ändert die Krankenkasse beispielsweise die Anschrift des Versicherten in ihrem System. Beim nächsten Praxisbesuch wird die neue Adresse beim Einlesen der Karte auf die eGK geschrieben und in die Patientendatei der Praxis übertragen. Dass Versicherte ihre Krankenkassen über solche Änderungen informieren müssen ist nicht neu; bisher erhielten sie dann eine neue Karte. Dank VSDM ist ein Kartenaustausch nicht mehr nötig.