Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtige Schriftstücke und wie lange müssen sie geordnet archiviert werden? Diese Frage stellt sich immer wieder – auch in Arztpraxen und Psychotherapiepraxen.

Aufbewahrungsfristen: Was und wie lange?

Um ihre Mitglieder bei der Beantwortung dieser Frage zu unterstützen, hat die Kassenärztliche Vereinigung Hessen (KVH) eine Liste mit den für Praxen relevanten Aufbewahrungsfristen erstellt. Diese regeln beispielsweise, wie lange Praxen Patientenunterlagen, Aufzeichnungen oder vertragsärztliche Formulare wie Durchschriften von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen archivieren müssen.

Dokumentieren: Was und wie?

    Ärztliche und psycherapeutische Praxen müssen dokumentieren:

    • Anamnese
    • Befunde
    • Behandlungsmaßnahmen einschließlich der Medikation 
    • Diagnosen
    • Eingriffe und ihre Wirkung
    • Einwilligungen und Aufklärungen
    • Ergebnis der Behandlung
    • Tag der Behandlung
    • Therapien und ihre Wirkung
    • Untersuchung
    • Untersuchungsergebnisse
    • Veranlasste Leistungen 
    • Arztbriefe (fremde und eigene) sind in die Patientenakte aufzunehmen. 

    Gut zu wissen: Sie dürfen in Papierform (analog) oder elektronisch (digital) dokumentieren. Desweiteren sind Änderungen an den Dokumenten zulässig, solange Sie diese kenntlich machen: Der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben.

    Die ärztliche und psychotherapeutische Dokumentationspflicht basiert auf folgenden Bestimmungen:

    • Berufsordnung (§ 10 BO Landesärztekammer Hessen [LÄKH] / § 8 BO Landespsychotherapeutenkammer Hessen [LPPKJP])
    • Bundesmantelvertrag-Ärzte (§ 57 BMV-Ä)
    • Patientenrechtegesetz (§ 630f BGB)

    Die Aufbewahrungsfristen (mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit nicht nach anderen gesetzlichen Vorschriften längere oder kürzere Aufbewahrungsfristen bestehen) leiten sich Großteils aus folgenden Gesetzen ab:

    • Berufsordnung (§ 10 BO Landesärztekammer Hessen [LÄKH] / §8 BO Landespsychotherapeutenkammer Hessen [LPPKJP])
    • § 57 Abs. 2 Bundesmantelvertrag (BMV)
    • § 630f Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
    zuletzt aktualisiert am: 25.07.2019

    10 Jahre oder länger

      Ärztliche Unterlagen sind grundsätzlich für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, wenn nicht andere gesetzliche Vorschriften längere oder kürzere Fristen vorgeben. Die geltenden Aufbewahrungsfristen sind Mindestaufbewahrungsfristen. 

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